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醫院綜合檔案信息化管理分析

[摘要]綜合檔案工作在醫院運營管理中具有重要的作用,檔案數據資料對醫院的順利運營及發展有很大影響,因此,醫院應高度關注綜合信息管理。近年來,信息時代發展十分迅速,醫院綜合信息管理只有與時俱進,利用信息化管理手段,才能實現可持續發展。但是,醫院綜合檔案數字化管理中還存在許多尚待解決的問題,嚴重影響醫院檔案數據資源的利用效率,因此,醫院要采取科學的優化對策。本文基于醫院綜合資料信息化管理的意義,介紹了醫院綜合檔案數字化管理的現狀,并闡述了有效的優化對策,旨在為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]醫院;綜合檔案;信息化

醫院綜合資料管理對醫院的長遠發展具有顯著的作用,屬于醫院管理的關鍵構成部分,因此,要想發揮綜合檔案資料在醫療機構后勤、醫療科研等層面的價值,就需要及時改進綜合檔案管理模式。當今時代特點對社會各界都有較大影響,尤其是醫療機構綜合檔案工作,要想實現醫院檔案數據資源共享,就需要采用科學的信息化管理措施。

1醫院綜合檔案數字化管理的意義

1.1有利于提高醫院信息管理質量。近年來,檔案數字化管理逐漸廣泛,很多醫院越來越重視檔案數字化管理,著重培育檔案管理者的信息化觀念,并由此創新信息管理方式,在管理階段采用新設備、新工藝,提高醫院綜合資料管理效果,方便檔案數據存儲、查找。1.2有利于促進醫療衛生行業的發展。綜合檔案數據為醫療機構發展帶來了關鍵資料,在檔案管理中融入信息化觀念及手段,有利于提高醫院資源管理的系統性、標準性,從而提高醫療機構的綜合管理質量。目前,信息化系統滲透在社會的方方面面,檔案數字化管理迎合時代發展潮流,有利于醫院各科室間的數據資源實現溝通和共享,從而提高醫院的總體發展水平。1.3有利于擴大醫院數據的儲存量。在信息時代,醫療機構的醫療技術水平逐漸提升,比如掃描系統、微創科技等均得到了高速發展,從而使醫院檔案數據不斷增多,以往的紙質資料存儲量十分有限,不方便查詢,而數字化存儲則基于計算機和網絡的開放性,能夠存儲大量的檔案數據,且方便借閱、查詢,有明顯的易操控性、直觀性等特征,大幅度提高了醫療機構綜合檔案資料的使用率。

2醫院綜合資料管理的現狀

醫療機構綜合檔案包含人事、文書、財務、基建、科研、設備以及病歷等多種關鍵檔案內容,對醫院內部管理工作具有較大作用,但是,目前很多醫院都不關注綜合資料管理,沒有正確意識到檔案管理的作用,且在資料管理環節極易遺漏信息,存在管理方式單調、查閱復雜、檢索困難等問題,使綜合檔案的使用率不高,難以發揮內在功能。2.1檔案采集難度大。檔案采集是檔案管理的重點內容,也是信息化發展的關鍵環節,但是因為醫院資料基數大,且數據煩瑣以及跨度大,加大了檔案采集的困難性。在醫院檔案信息采集階段,管理人員要按照病患的實際檢查狀況,把所有病患的病例、治療環節等資料精準錄進檔案之中,并清楚記錄有關負責人的基本狀況。醫院檔案包含諸多部門,加之每位病患的時間跨度都有差別,導致檔案采集難度不斷加大。檔案內容不僅要記錄醫患資料,還要重視醫療儀器購置、藥品類型和應用狀況管理,很多醫院依舊有管理不善的情況,檔案文書的整體性受到影響,由此降低了醫院綜合檔案數字化管理質量。2.2缺乏專業化人才。目前,醫療機構的信息化管理能力持續提升,隨著發展速度的加快,綜合檔案數據的規模不斷擴大。在信息時代,醫療機構為得到更好的發展,需要大量高素質的專業化人才提供支持。但事實上,當前醫院的管理狀況不容樂觀,相關領導沒有高度重視檔案管理中心,依舊以傳統的紙質資料管理方式為主。新時期醫院內部工作人員要不斷學習,提高專業數據分析能力,保證信息的安全性和完整性,順利開展醫院綜合檔案數據分析工作。2.3信息化管理制度不健全。健全的制度體系是醫院科學管理檔案的前提,但就當前情況來看,我國大部分醫院的信息管理制度均存在不足,盡管適用于紙質資料,卻很難滿足信息化資料管理的基本需要。制度方面的問題引起了諸多管理問題,如數據記錄錯誤、平臺投資不夠和權限控制不到位等現象,這些問題均對醫療檔案的穩定性帶來了較大影響,且數字化管理系統不能滿足醫院的業務需要,造成醫院檔案數據泄露,無法有效保障檔案數據的安全。

3醫院綜合資料信息化管理的要點

3.1文書處理方面的信息化保管。文書屬于文件管理的重要工作,文件處置的精細性直接關系文件的內部價值。現代化業務需要把所有接收的文件都注冊到計算機中,基于局域網按照批準的流程流轉,要合理安排循環周期與集合時間。發行文件要充分利用網絡,大幅度削減文檔處理中心的勞動量,減輕檔案工作者的壓力。3.2病歷檔案的數字化管理。醫療行業的持續發展,疾病譜快速擴展,應用了大量新科技、新項目,把所有手術名稱進行編碼,再輸入計算機管理平臺,利用計算機綜合查找分析功能,編列每種手術療效,利用局域網反饋給各臨床科室,讓醫護人員立即展開研究,實現實時查看。且通過計算機處理病案內容后,將資料反饋至臨床部門,總結經驗,找到問題,及時解決,不斷提升醫務者的醫療服務質量。3.3人事檔案的數字化管理。信息化系統的高速發展促使各項工作朝著信息化方向發展,人事檔案的數字化屬于信息化管理的關鍵內容。采用現代信息系統,掌握人事檔案特征,開展人事檔案數字化管理。將人事管理任務放到網絡中處理,從靜態管理變成動態管理。人事檔案的數字化管理涉及記錄、調整、制成報告、日常系統檢修等,在計算機系統控制下,這些工作均能得到順利開展。3.4加快推動財務檔案數字化、建立科學的信息化檢索體系。醫院應從實際出發,就檔案數字化制定相應規定,以此來提升檔案數字化的速度。就目前而言,所有的新財務檔案都需要以電子文檔的形式進行數字化存儲。過去陳舊的檔案有必要以電子文件的形式重新記錄,從而完全實現醫院檔案數字化,加快醫院檔案信息化建設,使用管理軟件收集檔案信息只是檔案管理工作的第一步。管理軟件只有應用在檔案管理的各個方面,才能有效提高工作效率。信息化管理的第二步,就是建立起有效的檢索工具系統,提供多種不同檢索方式,保證檢索工具的準確度和覆蓋面。然后要充分利用互聯網檢索,保存檔案信息局域網,保證醫院工作人員可以更快速檢索所需信息,最大限度地實現資源共享。

4醫院綜合資料信息化管理的完善對策

4.1增強管理意識,優化綜合檔案數字化管理細節。醫療機構要順應信息時代的大趨勢,全面推動檔案管理和發展,檔案屬于重要的市場資源,在管理過程需要科學指導。醫療機構綜合檔案數字化建設環節的管理人員要認識到信息化建設的意義,結合自身經營情況,確定可行的管理目標,采用多種措施開展信息化管理活動,在形成信息化管理思想的基礎上,推動醫院長遠發展。因此,醫院管理人員有針對性地進行綜合檔案管理,結合各客戶特征,全面做好管理細節,并強化各科室之間的交流,有利于提升檔案采集的真實性。首先,利用檔案信息系統以及監督制度保障綜合檔案的精準性,保證綜合檔案的正常錄入;其次,保證檔案的完整性,不管是在錄入或者儲存方面,均要保障綜合檔案的完善性,進而為數據分析帶來有效依據。4.2大力培養綜合檔案數字化管理人才。要想提升醫療機構綜合檔案信息的開發及使用效率,醫院需要科學使用現代化管理方法。因此,必須提高檔案管理者的業務能力,保證他們既掌握專業知識能力,還要熟練利用多種現代化檔案數字化設施。醫院要安排檔案數據管理者定時參與培訓,保證他們了解最新管理理論及技能,以迎合時代的發展要求。4.3完善軟件配套設施。建立規范的數字化管理平臺,是實現醫療機構綜合資料信息化管理的重要基礎,且醫院資料信息化管理還要與醫院互聯網建設得到資源互補。醫療機構信息中心能夠設立醫院網絡、檔案系統的訪問權限,創建以檔案室為核心的醫院網絡系統,利用統一的系統管理檔案,便于在任意一臺電腦上查詢檔案數據,該方法不僅有利于突顯信息化檔案數據管理的方便性與時效性,還有利于促進資源共享。優化醫療機構的檔案數字化管理平臺,可以加快醫院總體辦公的智能化、一體化進度。4.4增加檔案信息化保管的經費投入,加入信息化設施。要想實現醫療機構綜合資料信息化管理,就需要具有安全、可靠、性能良好、有效的信息化設備,從而實現檔案信息更好收集、應用以及管理。醫院能夠結合本身的實際條件增添刻錄機、掃描器、轉換設施、音視頻信息化設施存儲器、數碼相機等儀器,且建立與優化醫院綜合信息網絡系統,采用先進的信息服務器保存數字檔案,再基于網絡訪問為客戶帶來事務管理、查找、更新等業務,創新原來醫院綜合信息的經驗管理及人工管理向著現代化方式轉變。4.5注重平臺構建,創建信息化綜合數據管理系統目前,醫院綜合信息管理工作的覆蓋范圍不斷擴大,近年來,信息管理系統持續推陳出新,相關管理人員要發揮各種軟件的作用,以便更好地滿足綜合檔案管理的各種需求。此外,在建立信息化系統時應基于科學完整的檔案管理平臺,該平臺以網絡為中心,包含了醫院內部工作的每個環節,綜合檔案管理者利用信息系統可以完成檔案數據分類與編寫;最后,管理人員要加強信息管理系統維護,妥善處理日常信息整理工作,由此提升檔案管理的效率,確保工作時效性。

5結語

在“互聯網+”時代,信息技術被廣泛使用,對于檔案管理而言,信息化是全新的發展趨勢。因此,醫院管理人員應當樹立科學的管理觀念,大力引入先進的信息系統,推進檔案管理數字化建設步伐,從理念、設備、制度、措施、人才等方面著手,逐步實現信息化管理。基于信息化手段,進一步提升醫院服務水平,積累良好的市場競爭價值,從而實現自身的長遠健康發展。

參考文獻

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作者:黃富才 單位:海南省人民醫院

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