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檔案信息化建設安全問題與策略

[摘要]隨著信息化時代的到來,互聯網技術發展迅速,信息技術被廣泛應用于各個領域,各行各業都陸續采用了網絡信息化經營模式。大數據背景下的信息化已經逐漸改變人們的日常生活、工作方式、學習方式,甚至是出行方式。信息化帶來利益和機遇的同時,還帶來了更大的挑戰。高校檔案作為普通高校和專職高校中最寶貴的資源,是高校教育發展、合理規劃制訂學生培養計劃的重要依據,在信息化的沖擊下,高校檔案信息化建設快速發展,但高校檔案信息化建設的安全問題不容忽視。本文就高校信息化建設的安全問題進行深入探討,并提出切實可行的策略,旨在為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]高校檔案;信息化建設;檔案信息

檔案指人們在日常各項社會生產生活過程中直接形成的各樣形式的、具有長久保存價值的原始記錄。進入21世紀以來,檔案的保存形式從紙質記錄為主向數字化保存形式轉變。在大數據時代,傳統的記錄留檔方式已不能滿足時代發展和用戶的獨特需求,信息化是各行各業的必然變革途徑。近年來,在社會主義市場經濟的“沖擊”下,電子信息技術得到了快速發展,網絡信息技術在發展潮流中占據了絕對優勢。自2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》正式頒布以來,高校檔案信息基礎設施不斷完善,檔案信息資源得到了充分利用和開發。但是,在全國招生中存在一個不容忽視的問題,即在各個職業院校和普通高等院校中都會實行提前單獨招生、對口招生以及普通高校招生和注冊入學等多形式的多元化招生入學形式,且在招生過程中,招生形式多樣化,錄取的種類不斷增加,再加上外國、外省交流生的加入,使高校學生檔案信息的整理工作量與日俱增,給檔案信息管理人員帶來了極大挑戰,在檔案信息管理方面出現各種各樣的問題。

1高校檔案信息化建設的現狀和困境

高校的發展可以追溯到上千年前,主要是從德國、英國等國家最早發展起來的。但是,中國現代高校的起步較西方國家晚很多,底蘊雖濃厚,但管理模式卻不盡合理,再加上未能充分利用大數據信息時代的特點,導致我國部分信息化管理稍有欠缺,尤其是在高校檔案管理方面,檔案信息管理化起步較晚,相關機構重視程度不夠,相關技術和儀器設備比較落后,前期基本靠進口西方發達國家,近期才擁有自主創新的儀器設備,缺乏檔案信息化管理專業人員。1.1檔案信息媒介、載體過于單一。雖然現在已經是高度發展的信息化時代,但是受到各種因素的影響,大多高校檔案室還停留在紙質存檔、保存安全性較低的光盤存檔、錄像存檔,并未充分利用高效的現代信息化技術。在高等院校中,檔案信息化建設普遍存在以下問題,原始檔案質量低,極易在儲存和搬運過程中被損壞;采用原始檔案進行信息儲存,待整理的檔案信息繁多。1.2檔案信息化管理缺乏完整的理論體系。高校檔案信息化建設過程存在嚴重的認知誤區,目前,高校檔案信息化建設并沒有形成一套完整的理論體系,在建設過程中沒有理論依據,做不到理論指導實際行動,在實際行動中容易找不到方向。高校檔案信息化建設沒有一個國家統一制定的準則可以借鑒,導致在具體的實施過程中只能摸著石頭過河,同時,高校檔案信息化建設總體存在缺乏標準化和安全化以及預測前瞻性,并不能準確把握未來發展進程。高校檔案信息化管理制度明顯滯后,管理協同化以及項目化等多方面的發展趨勢涉及眾多管理主體之間的相互溝通和相互協同,需要在管理層面予以正確高效的制度引導,但從目前的高校檔案信息化制度建設的現狀看,高校檔案信息化建設的管理制度缺乏創新。目前,高校檔案信息化的管理制度一直沿用中國高校傳統管理制度,但隨著高校檔案信息化建設的不斷推進和檔案業務的多元化發展,檔案管理的標準、規范、要求等都隨之變化,滯后的傳統高校檔案管理制度將無法滿足現實工作的要求,甚至阻礙檔案管理工作。1.3高校檔案信息化建設缺乏專業性的管理隊伍。由于受到傳統教學、辦學思想的影響,高校檔案管理工作一直得不到高校領導以及地方相關部門的足夠重視,經常出現人員空缺,往往選取高齡、離退休人員兼任檔案管理工作人員。這些臨時配置的工作人員往往都不是專業性的檔案管理人員,缺乏豐富的專業知識,缺乏工作熱情,降低了高校檔案管理的效率和質量。

2高校檔案信息化建設的必要性

在信息化的背景下,高校檔案信息化建設迫在眉睫,是信息時代發展的必然需要。隨著科技的日新月異,互聯網的持續更新,再加上與日俱增的檔案信息工作量和檔案保存信息種類的多樣性,傳統方式的高校檔案建設早已不適應當今時代的發展要求,轉換并加強高校檔案信息化勢在必行。

3高校檔案信息化建設過程中的安全問題

3.1存在的安全風險問題。雖然傳統的高校檔案管理工作量大、保存困難,但能夠較好地保障檔案信息化的安全,因為傳統高校檔案信息建設,在搜查和整理檔案資料的過程中,基本上每一個環節都需要單位蓋章領導簽字,在檔案生成和調用環節比較安全可靠。在高校檔案信息化建設過程中,檔案信息搜集和整理變得簡單,但是檔案信息的真實性以及合法性得不到充分保證,由于檔案信息調用簡單,導致信息化后的高校檔案信息極易被復制和修改。在一定程度上影響了高校檔案信息的真實性以及合法性,從而給高校檔案信息化建設帶來了一定的安全問題,對高校檔案信息化建設造成不小的困難。3.2信息管理環節的安全問題。傳統的高校檔案信息儲存大多利用紙質、光盤和錄像帶等儲存手段,而檔案信息化建設則使用以互聯網為聯通媒介的計算機。高校檔案信息資料通過互聯網進行傳輸,在傳輸過程中不能很好地保證高校檔案信息的安全。特別是那些要求較高的檔案信息,如果沒有做好充足的保密工作和網絡信息安全工作,那么將面臨檔案信息外漏或被竊取的風險。在高校信檔案信息化管理過程中,儀器設備老化和軟件更新交替問題頻繁出現,受到儀器設備使用壽命、軟件更新交替以及軟件硬件的兼容問題影響,如果不能做到記事備份和更新,可能導致高校檔案信息丟失,造成不能挽回的損失。3.3人為操作安全問題。無論是傳統方式的紙質儲存檔案信息還是大數據時代背景下的檔案信息化,都離不開檔案管理工作人員的人為操作和人為管理。在高校檔案信息化建設過程中,尤其是在高校檔案信息搜集和整理過程中,主要通過人工錄入和掃描儀掃描存檔,而在整理過程中更多的是人為操作。在工作過程中,可能會因為工作人員專業知識不足、安全意識欠缺或工作責任熱情不高等一系列原因導致高校檔案信息錯誤、丟失等問題。其中最重要的一個安全問題是高校檔案信息化管理后,檔案管理的賬號及密碼基本都是相傳、互通、共用,這為高校檔案信息帶來極大的安全問題。

4高校檔案信息化建設中解決安全問題的策略

4.1加強高校檔案信息化建設宣傳。在高校檔案信息化建設過程中,只有各個高校領導重視檔案信息管理工作,才能確保高校檔案信息化建設順利進行。高校檔案信息化建設不可能一蹴而就,因此,高校需要加強檔案信息化建設的宣傳工作,端正學生、教師在信息采集和整理過程中工作態度,確保高校檔案信息采集的真實性以及合法性。4.2做好網絡信息的安全保障工作。高校檔案信息化建設雖然可以有效提高高校的檔案管理工作,但是互聯網也為檔案工作的安全性帶來了一定的威脅,因此,要做好高校檔案網絡的安全保障工作。增強高校檔案管理工作人員的安全意識,定期培訓管理人員的專業技能和網絡使用技能,定期查殺設備病毒等具有威脅的插件、軟件,確保檔案信息的完整,避免因失誤操作引起的不必要的損失。4.3開展基礎設施建設。高校檔案信息化建設離不開電腦等儀器設備,完善高校基礎設施建設是高校檔案信息化建設的重要基礎。因此,確保檔案管理部分資金的充分運轉,為檔案前期構建以及后期維護提供保障,同時,高校應合理分配檔案管理設備,避免設備重復建設、過度投入等問題。4.4其他完善策略。高校應加強檔案信息化管理的制度建設,要在“信息化環境”和“檔案業務多元化”的發展中找準平衡點。提高檔案管理人員的入職標準、提高檔案管理人員的待遇、激發檔案管理人員的工作熱情、重視數字化館藏資源等,從而推動高校檔案信息化建設長遠發展。

5結語

高校檔案信息化建設是適應大數據時代潮流發展出的產物,在推動高校檔案管理、適應時代發展方面具有獨特意義。在合理使用檔案信息化的同時,需要更注重檔案信息的安全問題,做到防患于未然,為持續高效提升高校檔案信息化建設提供保障。

參考文獻

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作者:劉曉蕾 單位:西北師范大學

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